Legea nr. 190/2018 privind masurile de punere in aplicare a GDPR (Regulamentului (UE) 2016/679 de protectie a datelor cu caracter personal), a intrat in vigoare la data de 31 iulie 2018, fiind publicată in Monitorul Oficial al Romaniei, Partea I nr. 651 din 26 iulie 2018.

Vă oferim, în continuare, o prezentare sintetică a principalelor prevederi ale Legii nr. 190/2018.

1.Definirea conceptelor

In Capitolul I din lege – Dispozitii generale – sunt clarificate o serie de concepte pe care Regulamentul (UE) 2016/679 nu le tratează sau le tratează insuficient.

În art. 2, se definesc următorii termeni:

1. a) autorități și organisme publice – Camera Deputaților și Senatul, Administrația Prezidențială, Guvernul, ministerele, celelalte organe de specialitate ale administrației publice centrale, autoritățile și instituțiile publice autonome, autoritățile administrației publice locale și de la nivel județean, alte autorități publice, precum și instituțiile din subordinea/coordonarea acestora. În sensul prezentei legi, sunt asimilate autorităților/organismelor publice și unitățile de cult și asociațiile și fundațiile de utilitate publică
2. b)număr de identificare național – numărul prin care se identifică o persoană fizică în anumite sisteme de evidență și care are aplicabilitate generală, cum ar fi: codul numeric personal, seria și numărul actului de identitate, numărul pașaportului, al permisului de conducere, numărul de asigurare socială de sănătate

Aceasta definitie pune capat speculatiilor potrivit carora doar CNP-ul persoanei poate fi considerat numar de identificare national.

1. c)plan de remediere – anexă la procesul-verbal de constatare și sancționare a contravenției, întocmit în condițiile prevăzute la  11, prin care Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal, denumită în continuare Autoritatea națională de supraveghere, stabilește măsuri și un termen de remediere

Așadar, planul de remediere reprezintă o anexa la procesul-verbal de constatare si sanctionare a contraventiei prin care ANSPDCP (Autoritatea de supraveghere din Romania) stabileste masuri si termen de remediere.

1. d)măsură de remediere – soluție dispusă de Autoritatea națională de supraveghere în planul de remediere în vederea îndeplinirii de către autoritatea/organismul public a obligațiilor prevăzute de lege
2. e)termen de remediere – perioada de timp de cel mult 90 de zile de la data comunicării procesului- verbal de constatare și sancționare a contravenției, în care autoritatea/organismul public are posibilitatea remedierii neregulilor constatate și îndeplinirii obligațiilor legale

Observpm cp este indicat în mod expres termenul de remediere maxim de 90 de zile, însă acesta este aplicabil doar autorităților/organismelor publice. Acest fapt conduce la concluzia că Autoritatea de supraveghere stabilește aceste termene în funcție de situația fiecărui caz în parte, fără a se depăși însă perioada de 90 de zile. Coroborând aceste dispoziții cu prevederile din Capitolul VI, art. 13 alin. (3), Autoritatea de supraveghere poate să reia controlul la respectiva autoritate publică/organism public în termen de 10 zile de la data expirării termenului de remediere.

Per a contrario, pentru operatorii care nu se încadrează în sfera autorităților publice/organismelor publice, legea nu prevede în mod expres un termen maxim de remediere, lăsând la latitudinea Autorității de supraveghere stabilirea acestuia.

1. f)îndeplinirea unei sarcini care servește unui interes public – include acele activități ale partidelor politice sau ale organizațiilor cetățenilor aparținând minorităților naționale, ale organizațiilor neguvernamentale, care servesc realizării obiectivelor prevăzute de dreptul constituțional sau de dreptul internațional public ori funcționării sistemului democratic, incluzând încurajarea participării cetățenilor în procesul de luare a deciziilor și a pregătirii politicilor publice, respectiv promovarea principiilor și valorilor democrației.

2.Reguli specciale privind prelucrarea unor categorii de date cu caracter personal

In Capitolul II din lege – Reguli speciale privind prelucrarea unor categorii de date cu caracter personal – , cuprinde o serie de prevederi aplicabile următoarelor date:

• Prelucrarea datelor genetice, a datelor biometrice sau a datelor privind sănătatea (art. 3):

Art. 3, alin.1 prevede că prelucrarea datelor genetice, biometrice sau a datelor privind sănătatea, în scopul realizării unui proces decizional automatizat sau pentru crearea de profiluri, este permisă cu consimțământul explicit al persoanei vizate sau dacă prelucrarea este efectuată în temeiul unor dispoziții legale exprese, cu instituirea unor măsuri corespunzătoare pentru protejarea drepturilor, libertăților și intereselor legitime ale persoanei vizate.

Potrivit alin. 2 al aceluiași articol, prelucrarea datelor privind sănătatea realizată în scopul asigurării sănătății publice, astfel cum este definită în Regulamentul (CE) nr. 1338/2008 al Parlamentului European și al Consiliului din 16 decembrie 2008 privind statisticile comunitare referitoare la sănătatea publică, precum și la sănătatea și siguranța la locul de muncă, nu se poate efectua ulterior, în alte scopuri, de către terțe entități.

• Prelucrarea unui număr de identificare național (art. 4):

Prelucrarea unui număr de identificare național, inclusiv prin colectarea sau dezvăluirea documentelor ce îl conțin, se poate efectua în situațiile prevăzute de art. 6 alin. (1) din Regulamentul general privind protecția datelor (art. 4, alin. 1).

La art. 4 alin. (2) sunt stipulate in mod expres conditiile pe care operatorii trebuie sa le indeplinesca pentru a prelucra numerele de identificare nationale ale persoanelor fizice. In concret, entitatile pot prelucra numere de identificare nationale in temeiul interesului legitim doar cu respectarea următoarelor garanții:

1. a)punerea în aplicare de măsuri tehnice și organizatorice adecvate pentru respectarea, în special, a principiului reducerii la minimum a datelor, precum și pentru asigurarea securității și confidențialității prelucrărilor de date cu caracter personal, conform dispozițiilor art. 32 din Regulamentul general privind protecția datelor;
2. b)numirea unui responsabil pentru protecția datelor, în conformitate cu prevederile art. 10 din prezenta lege;
3. c)stabilirea de termene de stocare în funcție de natura datelor și scopul prelucrării, precum și de termene specifice în care datele cu caracter personal trebuie șterse sau revizuite în vederea ștergerii;
4. d)instruirea periodică cu privire la obligațiile ce le revin a persoanelor care, sub directa autoritate a operatorului sau a persoanei împuternicite de operator, prelucrează date cu caracter personal.

Cu alte cuvinte, elementul care excede dispozițiilor Regulamentului vizează entitățile care vor utiliza ca temei al prelucrării interesul legitim și care au, odată cu implementarea acestei legi, obligația (și nu recomandarea) de a numi DPO.

• Prelucrarea datelor cu caracter personal în contextul relațiilor de muncă (art. 5):

Art. 5 prevede condițiile în care este permisă monitorizarea angajaților la locul de muncă de către angajator prin mijloace de comunicații electronice și/sau prin mijloace de supraveghere video, respectiv:

1. a)interesele legitime urmărite de angajator sunt temeinic justificate și prevalează asupra intereselor sau drepturilor și libertăților persoanelor vizate;
2. b)angajatorul a realizat informarea prealabilă obligatorie, completă și în mod explicit a angajaților;
3. c)angajatorul a consultat sindicatul sau, după caz, reprezentanții angajaților înainte de introducerea sistemelor de monitorizare;
4. d)alte forme și modalități mai puțin intruzive pentru atingerea scopului urmărit de angajator nu și-au dovedit anterior eficiența; și
5. e)durata de stocare a datelor cu caracter personal este proporțională cu scopul prelucrării, dar nu mai mare de 30 de zile, cu excepția situațiilor expres reglementate de lege sau a cazurilor temeinic justificate.

• Prelucrarea datelor cu caracter personal și de categorii speciale de date cu caracter personal, în contextul îndeplinirii unei sarcini care servește unui interes public (art. 6):

Potrivit art. 6, în cazul în care prelucrarea datelor personale și speciale este necesară pentru îndeplinirea unei sarcini care servește unui interes public conform art. 6 alin. (1) lit. e) și art. 9 lit. g) din Regulamentul general privind protecția datelor, această operațiune se efectuează cu instituirea de către operator sau de către partea terță a următoarelor garanții:

1. a)punerea în aplicare a măsurilor tehnice și organizatorice adecvate pentru respectarea principiilor enumerate la art. 5 din Regulamentul general privind protecția datelor, în special a reducerii la minimum a datelor, respectiv a principiului integrității și confidențialității;
2. b)numirea unui responsabil pentru protecția datelor, dacă aceasta este necesară în conformitate cu art. 10 din prezenta lege;
3. c)stabilirea de termene de stocare în funcție de natura datelor și scopul prelucrării, precum și de termene specifice în care datele cu caracter personal trebuie șterse sau revizuite în vederea ștergerii.

3.Derogări

Capitolul III din lege prevede, limitativ, anumite derogări de la dispozițiile Regulamentului european și, implicit, ale Legii 190/2018, în ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal:

●Prelucrarea datelor cu caracter personal în scopuri jurnalistice sau în scopul exprimării academice, artistice sau literare (art. 7):

Conform art. 7, în vederea asigurării unui echilibru între dreptul la protecția datelor cu caracter personal, libertatea de exprimare și dreptul la informație, prelucrarea în scopuri jurnalistice sau în scopul exprimării academice, artistice sau literare poate fi efectuată, dacă aceasta privește date cu caracter personal care au fost făcute publice în mod manifest de către persoana vizată sau care sunt strâns legate de calitatea de persoană publică a persoanei vizate ori de caracterul public al faptelor în care este implicată, prin derogare de la următoarele capitole din Regulamentul general privind protecția datelor:

1. a)capitolul II – Principii;
2. b)capitolul III – Drepturile persoanei vizate;
3. c)capitolul IV – Operatorul și persoana împuternicită de operator;
4. d)capitolul V – Transferurile de date cu caracter personal către țări terțe sau organizații internaționale;
5. e)capitolul VI – Autorități de supraveghere independente;
6. f)capitolul VII – Cooperare și coerență;
7. g)capitolul IX – Dispoziții referitoare la situații specifice de prelucrare.

●Prelucrarea datelor cu caracter personal în scopuri de cercetare științifică sau istorică, în scopuri statistice ori în scopuri de arhivare în interes public (art. 8):

Potrivit art. 8, alin. 1, prevederile art. 15, 16, 18 și 21 din Regulamentul general privind protecția datelor nu se aplică în cazul în care datele cu caracter personal sunt prelucrate în scopuri de cercetare științifică sau istorică, în măsura în care drepturile menționate la aceste articole sunt de natură să facă imposibilă sau să afecteze în mod grav realizarea scopurilor specifice, iar derogările respective sunt necesare pentru îndeplinirea acestor scopuri.

Alin. 2 al aceluiași articol statueaza că prevederile art. 15, 16, 18, 19, 20 și 21 din Regulamentul general privind protecția datelor nu se aplică în cazul în care datele cu caracter personal sunt prelucrate în scopuri de arhivare în interes public, în măsura în care drepturile menționate la aceste articole sunt de natură să facă imposibilă sau să afecteze în mod grav realizarea scopurilor specifice, iar aceste derogări sunt necesare pentru îndeplinirea acestor scopuri.

Derogările prevăzute la alin. (1) și (2) sunt aplicabile numai sub rezerva existenței garanțiilor corespunzătoare pentru drepturile și libertățile persoanelor vizate, prevăzute la art. 89 alin. (1) din Regulamentul general privind protecția datelor (art. 8, ali. 3). De asemenea, în cazul în care prelucrarea menționată la alin. (1) și (2) servește în același timp și altui scop, derogările se aplică numai prelucrării în scopurile menționate la alineatele respective (art. 8, alin. 4).

• Prelucrarea datelor cu caracter personal de către partidele politice și organizațiile cetățenilor aparținând minorităților naționale, respectiv de către organizațiile neguvernamentale (art. 9):

În vederea asigurării proporționalității și a unui echilibru între dreptul la protecția datelor cu caracter personal și a datelor speciale și prelucrarea unor astfel de date de către partidele politice și organizațiile cetățenilor aparținând minorităților naționale, organizațiilor neguvernamentale, art. 9, alin. 1, predeve următoarele garanții:

1. a)informarea persoanei vizate despre prelucrarea datelor cu caracter personal;
2. b)garantarea transparenței informațiilor, a comunicărilor și a modalităților de exercitare a drepturilor persoanei vizate;
3. c)garantarea dreptului de rectificare și ștergere.

Prelucrarea datelor cu caracter personal și special este permisă partidelor politice și organizațiilor cetățenilor aparținând minorităților naționale, organizațiilor neguvernamentale, în vederea realizării obiectivelor acestora, fără consimțământul expres al persoanei vizate, dar cu condiția să se prevadă garanțiile corespunzătoare, mai sus menționate (art. 9, alin. 2).

4.Responsabilul cu protecția datelor

Capitolul IV cuprinde prevederi referitoare la esemnarea și atribuțiile responsabilului cu protecția datelor. Astfel, operatorii (respectiv,persoanele împuternicite de operator), desemnează un responsabil cu protecția datelor în situațiile și condițiile prevăzute la art. 37-39 din Regulamentul general privind protecția datelor (art. 10, alin. 1).

În cazul în care operatorul/ persoana împuternicită de operator este o autoritate publică sau un organism public, astfel cum este definit la art. 2 alin. (1) lit. a) din Legea nr. 190/2018, poate fi desemnat un responsabil cu protecția datelor, unic pentru mai multe dintre aceste autorități sau organisme, luând în considerare structura organizatorică și dimensiunea acestora (art. 10, alin. 2).

Activitatea și sarcinile responsabilului cu protecția datelor se realizează cu respectarea prevederilor art. 38 și 39 din Regulamentul general privind protecția datelor și a reglementărilor legale naționale aplicabile (art. 10, alin. 3).

5.Organismele de certificare

Legea stabileste la Capitolul V – Organisme de certificare -, art. 11 alin. (1), ca acreditarea organismelor de certificare prevazute la art. 43 din Regulament se realizeaza de Asociatia de Acreditare din Romania (RENAR), in conformitate cu:

– Regulamentul (CE) nr. 765/2008 al Parlamentului European și al Consiliului din 9 iulie 2008 de stabilire a cerințelor de acreditare și de supraveghere a pieței în ceea ce privește comercializarea produselor și de abrogare a Regulamentului (CEE) nr. 339/93;

– Ordonanța Guvernului nr. 23/2009 privind activitatea de acreditare a organismelor de evaluare a conformității, aprobată cu modificări prin Legea nr. 256/2011
– standardul EN-ISO/IEC 17065;

– cerintele suplimentare stabilite de catre Autoritatea de supraveghere .

6.Sancțiuni

In cuprinsul Capitolului VI din lege – Masuri coercitive si sanctiuni – sunt stipulate ca sanctiuni contraventionale principale avertismentul si amenda contraventionala (art. 12, alin. 2).

De asemenea, sunt detaliate tipurile de incalcari care constituie contraventii (art. 14), cu trimitere la articolele din Regulament, precum si pragurile amenzilor (minim si maxim) pe care le pot aplica reprezentantii Autoritatii de supraveghere pentru diferitele tipuri de incalcari.

Astfel, potrivit art. 14, alin. 2, constituie contravenție încălcarea de către autoritățile/organismele publice a următoarelor dispoziții din Regulamentul general privind protecția datelor, referitoare la:

1. a)obligațiile operatorului și ale persoanei împuternicite de operator în conformitate cu prevederile art. 8, art. 11, art. 25-39, art. 42 și 43;
2. b)obligațiile organismului de certificare în conformitate cu art. 42 și 43;
3. c)obligațiile organismului de monitorizare în conformitate cu art. 41 alin. (4).

(3) Constituie contravenție încălcarea de către autoritățile/organismele publice a dispozițiilor art. 3-9 din prezenta lege.

(4) Contravențiile prevăzute la alin. (2) și (3) se sancționează cu amendă de la 10.000 lei până la 100.000 lei.

(5) Constituie contravenție încălcarea de către autoritățile/organismele publice a următoarelor dispoziții din Regulamentul general privind protecția datelor, referitoare la:

1. a)principiile de bază pentru prelucrare, inclusiv condițiile privind consimțământul, în conformitate cu art. 5-7 și art. 9;
2. b)drepturile persoanelor vizate în conformitate cu art. 12-22;
3. c)transferurile de date cu caracter personal către un destinatar dintr-o țară terță sau o organizație internațională, în conformitate cu art. 44-49;
4. d)orice obligații în temeiul legislației naționale adoptate în temeiul capitolului IX;
5. e)nerespectarea unei decizii sau a unei limitări temporare sau definitive asupra prelucrării sau a suspendării fluxurilor de date, emisă de către Autoritatea națională de supraveghere în temeiul art. 58 alin. (2), sau neacordarea accesului, prin încălcarea dispozițiilor art. 58 alin. (1).

Un aspect important de reținut este acela că pragurile amenzilor sunt aplicabile doar autorităților/organismelor publice.

Pentru consultanță juridică în vederea implementării corecte a dispozițiilor noii reglementări pentru protecția datelor cu caracter personal, vă rugăm să ne contactați.

În Monitorul Oficial al României, partea I, nr. 892 din data de 23 octombrie 2018, a fost publicată Procedura de efectuare a investigațiilor.

Procedura de efectuare a investigațiilor a fost aprobată prin Decizia nr. 161/2018 privind aprobarea Procedurii de efectuare a investigațiilor, de către Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal – ANSPDCP.

În exercitarea atribuțiilor de control conferite de legislația europeană (Regulamentul (UE) 2016/679 al Parlamentului European și al Consiliului din 27 aprilie 2016) și națională (Legea nr. 506/2004, Legea nr. 102/2005, Legea nr. 190/2018), ANSPDCP, efectuează investigații, cu respectarea prevederilor prezentei proceduri.

Investigațiile efectuate de ANSPDCP reprezintă acele acțiuni care au ca scop monitorizarea și controlul legalității prelucrării datelor cu caracter personal de către operator.

Conform Procedurii, investigațiile pot fi efectuate:

– din oficiu (art. 3):

1. a)la propunerea compartimentelor cu atribuții de control ale ANSPDCP;
2. b)la propunerea președintelui sau vicepreședintelui ANSPDCP, printr-o rezoluție scrisă;
3. c)la propunerea celorlalte compartimente din cadrul ANSPDCP;
4. d)ca urmare a transmiterii notificărilor de încălcare a securității datelor cu caracter personal;
5. e)pentru verificarea unor date și informații cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal, obținute de către ANSPDCP din alte surse decât cele care fac obiectul unor plângeri, inclusiv pe baza sesizărilor sau a informațiilor primite de la o altă autoritate de supraveghere sau de la o altă autoritate publică;
6. f)în vederea cooperării internaționale, precum și cu celelalte autorități de supraveghere din statele membre, în domeniul protecției datelor cu caracter personal, inclusiv în cadrul operațiunilor comune și al acordării de asistență reciprocă.

– la plângere (art. 6): analizarea și soluționarea plângerilor se realizează în conformitate cu Procedura de primire și soluționare a plângerilor, aprobată prin decizie a președintelui ANSPDCP.

Procedura stabilește modalitatea efectuării investigațiilor, sub următoarele forme:

1. Investigații pe teren (art. 17-31): constau în verificări efectuate la sediul/domiciliul/punctul de lucru sau alte locații unde își desfășoară activitatea entitatea controlată sau locații care au legătură cu prelucrarea în cauză, după caz.
2. Investigații la sediul ANSPDCP (art. 32): personalul de control desemnat transmite o adresă de convocare a reprezentanților entității controlate, cu precizarea datei și orei de începere a investigației. În adresă se menționează obligația entității controlate de a se prezenta la sediul ANSPDCP, după caz, cu documente, înregistrări relevante, echipamente informatice în funcție de obiectul controlului, actele de identitate ale reprezentantului legal/persoanei împuternicite și ale entității controlate, inclusiv cu ștampila în cazul autorităților publice și registrul de control, dacă este cazul.
3. Investigații în scris (atr. 33, 34): se transmite o adresă către entitatea controlată, întocmită de titularul de lucrare și semnată, după caz, de către șeful ierarhic sau președintele ANSPDCP/înlocuitorii acestora, prin care se solicită informații, date și documente necesare soluționării cazului supus investigației. În adresă se menționează obligația entității controlate de a răspunde în scris, cu anexarea de dovezi în copii certificate pentru conformitate cu originalul și în cadrul termenului stabilit de ANSPDCP.
4. Investigații la autoritățile/organismele publice (art. 35): în cazul constatării încălcării prevederilor legale de către autoritățile/organismele publice, echipa de control încheie un proces-verbal de constatare/sancționare prin care se aplică sancțiunea avertismentului și la care anexează un plan de remediere.

Fiecare tip de investigație conține proceduri detaliate în privința modului de desfășurare a acestora, drepturile și obligațiilor entităților supuse controlului și modului de aplicare a sancțiunilor pentru încălcarea prevederilor ce reglementează protecția datelor.

Sancțiunile contravenționale principale aplicate de ANSPDCP sunt avertismentul și amenda (art. 24). De asemenea, În urma efectuării investigațiilor, pe lângă aplicarea sancțiunilor contravenționale prevăzute de lege, ANSPDCP poate dispune și alte măsuri corective și poate formula recomandări (art. 25).

În urma investigațiilor efectuate, prin procesul-verbal de constatare/sancționare sau prin decizie a președintelui ANSPDCP, se poate emite o avertizare pentru entitatea controlată, în cazul în care există posibilitatea ca, prin operațiunile de prelucrare pe care un operator sau o persoană împuternicită de operator intenționează să le efectueze, să se încalce legislația aplicabilă. Decizia președintelui are la bază procesul-verbal de constatare/sancționare încheiat de personalul de control și documentele aferente (art. 24, alin. 2).

Aplicarea sancțiunilor se face prin procesul-verbal de constatare/sancționare încheiat de personalul de control sau prin decizie a președintelui ANSPDCP, în condițiile legii (art. 24, alin. 3).

În situația în care cuantumul amenzii depășește echivalentul în lei al sumei de 300.000 euro, aplicarea amenzii se efectuează prin decizie a președintelui ANSPDCP, care are la bază procesul-verbal de constatare/sancționare și raportul personalului de control (art. 24, alin. 4).

Pentru consultanță juridică în vederea implementării corecte a dispozițiilor noii reglementări pentru protecția datelor cu caracter personal, vă rugăm să ne contactați.

Astfel, ca urmare a intrării în vigoare a Legii nr. 1/2017, la registrul comerţului nu se vor mai percepe următoarele:

1. Taxe pentru operațiunile de înregistrare în registrul comerțului:

• cererea de înregistrare în registrul comerţului – persoane juridice – PJ (cuprinde: autorizare constituire, înmatriculare, autorizare funcţionare prin declaraţie pe propria răspundere) – 250 lei;
• cererea de înregistrare în registrul comerţului – persoane fizice autorizate, întreprinderi individuale, întreprinderi familiale – PFA, II, IF (cuprinde: înmatriculare, autorizare funcţionare prin declaraţie pe propria răspundere) – 90 lei;
• cererile de menţiuni simple – 45 lei:
• cerere verificare disponibilitate/rezervare denumire firmă – PJ/PFA, II, IF;
• cerere verificare disponibilitate/rezervare denumire emblemă – PJ;
• declaraţie model 1 – PJ/PFA, II, IF;
• declaraţie model 2 – PJ/PFA, II, IF;
• declaraţie model 3 – PJ/PFA, II, IF;
• cerere de radiere – PJ/PFA, II, IF;
• cerere de menţiune operaţiune unică – PJ;
• cerere de menţiuni – PFA, II, IF;
• cerere depunere şi menţionare acte – PJ;
• cerere depunere şi menţionare acte – PFA, II, IF;
• cerere depunere situaţii financiare – PJ;
• cerere eliberare duplicat – PJ/PFA, II, IF;
• cerere îndreptare erori materiale – PJ;
• cerere îndreptare erori materiale – PFA, II, IF;
• cerere de preschimbare a certificatului de înmatriculare – PJ/PFA, II, IF;
• cerere înregistrare în registrul comerţului – numire lichidator potrivit art. 31 alin. (4) din Legea nr. 359/2004 privind simplificarea formalităţilor la înregistrarea în registrul comerţului a persoanelor fizice, asociaţiilor familiale şi persoanelor juridice, înregistrarea fiscală a acestora, precum şi la autorizarea funcţionării persoanelor juridice, cu modificările şi completările ulterioare – PJ;
• cerere înregistrare în registrul comerţului – numire lichidator potrivit art. 237 alin. (7) din Legea societăţilor nr. 31/1990, republicată, cu modificările şi completările ulterioare – PJ;
• cererile de menţiuni complexe – 220 lei:
• cerere de menţiuni cu două sau mai multe operaţiuni – PJ;

2. Fondul de lichidare – 50% aplicat la taxele de înregistrare;
3. Fondul privind Buletinul Procedurilor de Insolvenţă – 10% aplicat la taxele de înregistrare.

Prevederi legislative:

Legea nr. 31/1990 privind societățile

Legea nr. 31/1990 prevede următoarele forme ale persoanei juridice:

• Societatea cu răspundere limitată (SRL) – este acea societate ale cărei obligații sociale sunt garantate cu patrimoniul social, iar asociații sunt obligați numai în limita capitalului social subscris. Capitalul social este de minimum 200 lei și se divide în părți sociale care trebuie să aibă o valoare minimă de 10 lei fiecare.

Societatea va fi condusă de adunarea generală a asociaților, iar administrarea societății și reprezentarea acesteia în relațiile cu terțele persoane se va face de către administratori, puterile lor fiind nelimitate. Societatea se poate constitui și cu un singur asociat, singura condiție fiind ca acesta să nu aibă calitatea de asociat unic într-o altă societate cu răspundere limitată.

• Societatea în nume colectiv (SNC) – este acea formă de societate ale cărei obligații sociale sunt garantate cu patrimoniul social și cu răspunderea nelimitată și solidară a tuturor asociaților pentru operaţiunile îndeplinite în numele societăţii de persoanele care o reprezintă.
• Societatea în comandită simplă (SCS) – este acea societate ale cărei obligații sociale sunt garantate cu patrimoniul social și cu răspunderea nelimitată și solidară a asociaților comanditați, înn timp ce asociații comanditarirăspund doar până la concurența aporturilor lor.
• Societatea pe acțiuni (SA) – este societatea ale cărei obligații sunt garantate cu patrimoniul social, acționarii fiind obligați numai până la concurența capitalului social subscris.

Capitalul social al societății pe acțiuni nu poate fi mai mic de 90000 lei (condiție care trebuie respectată și la constituirea unei societăți în comandită pe acțiuni). Capitalul social este reprezentat prin acțiuni emise de societate, care, după modul de transmitere, pot fi nominative sau la purtător. Acțiunile au o valoare egală care nu poate fi mai mică de 0,1 lei.

• Societatea în comandită pe acțiuni (SCA) – este acea societate ale cărei obligații sociale sunt garantate cu patrimoniul social și cu răspunderea nelimitată și solidară a asociaților comanditați, iar asociații comanditari sunt obligați numai până la concurența capitalului social subscris.

O.U.G. nr. 6/2011 pentru stimularea înfiinţării şi dezvoltării microîntreprinderilor de către întreprinzătorii tineri     

Potrivit art. 2 din O.U.G. nr. 6/2011 pentru stimularea înfiinţării şi dezvoltării microîntrepriunderilor de către întreprinzătorii debutanți în afaceri, acestea pot fi înfiinţate de întreprinzători cu capacitate de exerciţiu deplină, care îndeplinesc următoarele condiţii:

1. a) au capacitate juridică deplină de exerciţiu, au vârsta de până la 35 de ani, împliniţi cel mai târziu în ziua înregistrării cererii de înmatriculare a societăţii cu răspundere limitată în registrul comerţului;
2. b) anterior datei înmatriculării societăţii în Registrul Comerţului nu au mai deţinut şi nu deţin calitatea de acţionar sau asociat al unei întreprinderi constituite în Spaţiul Economic European;
3. c) înfiinţează pentru prima dată o societate comercială cu răspundere limitată în condiţiile Legii nr. 31/1990, republicată, cu modificările şi completările ulterioare, şi ale OUG nr. 6/2011;
4. d) declară pe propria răspundere, sub sancţiunea legii penale pentru declaraţii mincinoase, că îndeplinesc condiţiile prevăzute la lit. b), pe care o depun la Registrul Comerţului odată cu cererea de înmatriculare a societăţii.

Societatea înfiinţată trebuie să îndeplinească următoarele condiţii:

Potrivit art. 3 din O.U.G. nr. 6/2011, microîntreprinderea înfiinţată de întreprinzătorul debutant trebuie să îndeplinească cumulativ următoarele condiţii:

1. a) este societate cu răspundere limitată (SRL), care funcţionează pe durată nedeterminată, în condiţiile Legii nr. 31/1990, republicată, cu modificările şi completările ulterioare;
2. b) se încadrează în categoria microîntreprinderilor în condiţiile Legii nr. 346/2004, cu modificările şi completările ulterioare, privind stimularea înfiinţării şi dezvoltării întreprinderilor mici şi mijlocii şi ale OUG nr. 6/2011;
3. c) este înfiinţată de un întreprinzător debutant, ca asociat unic, sau de cel mult 5 (cinci) întreprinzători debutanţi asociaţi. Condiţiile pentru întreprinzătorul debutant trebuie îndeplinite de fiecare dintre asociaţi;
4. d) este administrată de asociatul unic sau de unul sau mai mulţi administratori dintre asociaţi;
5. e) are în obiectul de activitate cel mult 5 (cinci) grupe de activitate prevăzute de Clasificarea activităţilor din economia naţionala în vigoare (CAEN Rev 2). În cele 5 (cinci) grupe de activitate nu pot fi incluse ca obiect de activitate al societăţii următoarele: intermedieri financiare şi asigurări, tranzacţii imobiliare, activităţi de jocuri de noroc şi pariuri, producţie sau comercializare de armament, muniţii, explozibili, tutun, alcool, substanţe aflate sub control naţional, plante, substanţe şi preparate stupefiante şi psihotrope, precum şi activităţile excluse de normele europene pentru care nu se poate acorda ajutor de stat.

Activităţile interzise se încadrează în următoarele grupe şi clase CAEN Rev. 2:

1. intermedieri financiare şi asigurări (CAEN Rev. 2 – 641, 642, 643, 649, 651,652, 653, 661, 662, 663);
2. tranzacţii imobiliare (CAEN Rev. 2 – 681, 682, 683);
3. activităţi de jocuri de noroc şi pariuri (CAEN Rev. 2 – 920);
4. producţie sau comercializare de armament, muniţii, explozibili, tutun, alcool, substanţe aflate sub control naţional, plante, substanţe şi preparate stupefiante şi psihotrope (CAEN Rev. 2 – 110 (cu excepţia clasei 1107), 120, 254, , 0115, 1200, 2051, 4635, 4725, 4726);
5. activităţile excluse de normele europene pentru care nu se poate acorda ajutor de stat, conform art. 1 din Regulamentul (CE) nr. 1998/2006 privind aplicarea art. 87 si 88 din Tratatul privind ajutoarele de minimis, sunt următoarele:
   • activităţi de pescuit şi acvacultură, acoperite de Regulamentul Consiliului (CE) nr. 104/2000 (CAEN Rev. 2 – 031, 032);
   • activităţi legate de producţia primară a produselor agricole aşa cum sunt enumerate în anexa1 la Tratatul de instituire a Comunităţii Europene (CAEN Rev. 2 – 011, 012, 013, 014, 015, 016, 017);
   • ajutoarele destinate agenţilor economici care activează în sectorul carbonifer, aşa cum este definit în Regulamentul CE nr. 1.407/2002 privind ajutorul de stat pentru industria cărbunelui (CAEN Rev.2 – 051, 052, 061, 062, 0721, 0892, 091, 099);
   • ajutoarele pentru achiziţionarea vehiculelor de transport rutier de marfă acordate agenţilor economici care au ca obiect de activitate prestarea de servicii de transport rutier de marfă contra cost;
6. activităţi de procesare şi marketing ale produselor agricole listate în anexa 1 la Tratatul de instituire a Comunităţii Europene, în următoarele cazuri:
   • când cuantumul ajutorului este stabilit pe baza preţului sau a cantităţii produselor de acest tip cumpărate de la producătorii primari sau puse pe piaţă de operatorii economici respectivi;
   • când ajutorul este condiţionat de a fi parţial sau integral cedat producătorilor primari (fermieri);
7. activităţi legate de export către state terţe sau state membre, şi anume: ajutoarele legate direct de cantităţile exportate, de crearea şi funcţionarea unei reţele de distribuţie sau pentru alte cheltuieli curente legate de activitatea de export;
8. ajutoarele destinate utilizării produselor naţionale în detrimentul celor importate.

Facilitățile de care beneficiază SRL-D:

Potrivit art. 5 din O.U.G. nr. 6/2011, art. 5, microintreprinderea aparținând întreprinzătorului debutant beneficiază de următoarele facilități:

10. a) acordarea de către A.I.P.P.I.M.M. a unei alocaţii financiare nerambursabile reprezentând cel mult 50%, dar nu mai mult de 10.000 euro sau echivalentul în lei, din valoarea proiectului aferent planului de afaceri, pentru care face dovada surselor de cofinanţare. Alocaţiile financiare nerambursabile se acordă în limita sumelor aprobate cu această destinaţie în bugetul Ministerului Economiei, Comerţului şi Mediului de Afaceri;
11. b) garanţii acordate de Fondul Naţional de Garantare a Creditelor pentru Întreprinderi Mici şi Mijlocii – S.A. – I.F.N. (F.N.G.C.I.M.M.) pentru creditele contractate de beneficiari în vederea realizării planurilor de afaceri acceptate de A.I.P.P.I.M.M., cu respectarea condiţiilor prevăzute în normele şi procedurile interne ale instituţiilor de credit şi ale F.N.G.C.I.M.M., până la cel mult 80% din valoarea creditului solicitat, în limita sumei de 80.000 euro sau echivalentul în lei;
12. c) scutirea de la plata contribuţiilor de asigurări sociale datorate de angajatori, potrivit legii, pentru veniturile aferente timpului lucrat de cel mult 4 salariaţi, angajaţi pe perioadă nedeterminată. Aceasta perioadă constituie stagiu de cotizare în sistemul public de pensii, iar pentru stabilirea şi calculul drepturilor prevăzute de Legea nr. 263/2010 privind sistemul unitar de pensii publice, cu modificările şi completările ulterioare, se utilizează câştigul salarial mediu brut lunar, pentru care asiguratul plăteşte contribuţia individuală de asigurări sociale. Pentru fiecare salariat, scutirea nu se acordă pentru veniturile salariale lunare 4 care depăşesc cuantumul câştigului salarial mediu brut pe economie din anul anterior;
13. d) scutirea de la plata taxelor pentru operaţiunile de înmatriculare efectuate la oficiile registrului comerţului pentru înregistrarea microîntreprinderii;
14. e) consiliere, instruire şi sprijin din partea O.T.I.M.M.C. al A.I.P.P.I.M.M. în a cărui rază de competenţă îşi are sediul social.

Important:

Reprezentanţii S.R.L.-D.-urilor care au împlinit termenul de 3 ani de la data înfiinţării, trebuie să facă demersurile necesare pentru schimbarea sintagmei S.R.L.-D. în S.R.L. sau să opteze pentru altă formă juridică.

Potrivit articolului 6, alin. 1, lit. a), din Ordonanța de urgență nr. 6/2011, cu modificările şi completările ulterioare, calitatea de microîntreprindere aparţinând întreprinzătorului debutant se pierde, prin efectul legii, “la data de 31 decembrie a anului în care se împlinesc 3 ani de la data înregistrării”.

Astfel, conform aceluiaşi articol, alin. 2, „în termen de cel mult 45 de zile lucrătoare de la pierderea calităţii de microîntreprindere aparţinând întreprinzătorului debutant, societatea respectivă are obligaţia să procedeze la schimbarea denumirii potrivit prevederilor art. 36 din Legea nr. 26/1990, republicată, cu modificările şi completările ulterioare”.

Prin urmare, reprezentantul societăţii se va prezenta la Oficiul Registrului Comerțului de pe lângă tribunalul unde şi-a declarat sediul social, în termen de cel mult 45 de zile lucrătoare de la data la care se împlinesc 3 ani de la înmatricularea societății, în vederea schimbării denumirii.

Pentru înființarea unei societăți (indiferent de forma juridică pe care o va îmbrăca), vor fi avute în vedere următoarele aspecte:

► Verificarea disponibilității și/sau rezervarea firmei/emblemei (cererea se completează pe un formular oferit de ORC):

• Firma unei societăţi în nume colectiv trebuie să cuprindă numele a cel puţin unuia dintre asociaţi, cu menţiunea „societate în nume colectiv” scrisă în întregime.
• Firma unei societăţi în comandită simplă trebuie să cuprindă numele a cel puţin unuia dintre asociaţii comanditaţi, cu menţiunea „societate în comandită” scrisă în întregime.
• Firma unei societăţi cu răspundere limitată se compune dintr-o denumire proprie, la care se poate adăuga numele unuia sau al mai multor asociaţi şi va fi însoţită de menţiunea scrisă în întregime „societate cu răspundere limitată” sau „S.R.L.”.
• Firma unei societăţi pe acţiuni sau în comandită pe acţiuni se compune dintr-o denumire proprie, de natură a o deosebi de firma altor societăţi, şi va fi însoţită de menţiunea scrisă în întregime „societate pe acţiuni” sau „S.A.” ori, după caz, „societate în comandită pe acţiuni”.

► Stabilirea sediului social

• Documentele care atestă drepturile de folosinţă asupra spaţiilor cu destinaţie de sediu social/profesional şi/sau de sedii secundare pot fi: extras de carte funciară, în termen de valabilitate la depunere, dar nu mai vechi de 30 de zile, contract de vânzare-cumpărare, contract de donaţie în formă autentică, certificat de moştenitor, act notarial de ieşire din indiviziune sau de delimitare a proprietăţii, hotărâre judecătorească definitivă privind proprietatea sau folosinţa/uzufructul, hotărârea judecătorească definitivă de ieşire din indiviziune, proces verbal de recepţie a construcţiei, act de adjudecare a imobilului vândut în cadrul executării silite, contract de schimb, contract de închiriere (înregistrat la Administraţia Finanţelor Publice, în cazul proprietarului/locatorului persoană fizică), contract de subînchiriere, contract de concesiune, contract de leasing imobiliar, contract de comodat, contract de uz, contract de uzufruct, certificat de rol fiscal/rol agricol în termen de valabilitate sau orice alt act juridic care conferă dreptul de folosinţă, la alegerea solicitantului. Extrasul de carte funciară şi certificatul de rol fiscal/rol agricol se depun în original, celelalte documente urmând a fi depuse în copie certificată de parte sau în copie legalizată.
• În cazul în care, cheltuielile aferente sediului social/profesional sunt suportate de beneficiarul contractului şi deduse înainte de plata impozitului pe profit/venit, este recomandată înregistrarea la Ministerul Finanţelor Publice şi a celorlalte contracte prin care se acordă dreptul de folosinţă.

► Actul constitutiv al societății

• Actul constitutiv va avea forma autentică pentru SNC şi SCS. În cazul SRL, forma autentică este obligatorie dacă printre bunurile subscrise ca aport în natură la capitalul social se află un teren; în celelalte cazuri fiind suficientă darea de dată certă, acordată în condiţiile legii, de către notarul public sau de către serviciul de asistenţă din cadrul ORC, atestarea de către avocat în condiţiile Legii nr. 51/1995, cu modificările şi completările ulterioare, sau încheierea actului sub semnătură privată.
• Actul constitutiv trebuie să conţină clauzele prevăzute de art. 7 din Legea nr. 31/1990, inclusiv precizarea domeniului şi a activităţii principale. Toate activităţile înscrise în actul constitutiv vor fi codificate conform Nomenclatorului CAEN actualizat prin Ordinul nr. 337/2007 al Preşedintelui Institutului Naţional de Statistică, iar obiectul de activitate se va exprima prin clase CAEN de patru cifre pentru activităţi.

► Capitalul social

Dovezile privind efectuarea vărsămintelor aporturilor la capitalul social se pot face, după caz:

• pentru aporturile în numerar: foaie de vărsământ, ordin de plată sau chitanţă CEC;
• pentru aporturile în natură subscrise la capitalul social: titlul de proprietate (facturi, titluri de proprietate asupra bunurilor imobile, inclusiv certificatul de sarcini al acestor bunuri); dacă este cazul, raportul de evaluare a bunurilor întocmit de persoanele autorizate în condiţiile legii. Raportul de evaluare este obligatoriu în cazul SRL cu asociat unic.

► Alte documente

~ Declaraţia-tip pe propria răspundere semnată de asociaţi sau de administratori din care să rezulte, după caz, că:

• persoana juridică nu desfăşoară la sediul social, la sediile secundare sau în afara acestora, activităţile declarate, o perioadă de maximum 3 ani;

• persoana juridică îndeplineşte condiţiile de funcţionare prevăzute de legislaţia specifică în domeniul sanitar, sanitar-veterinar, protecţiei mediului şi protecţiei muncii pentru activităţile precizate în declaraţia-tip.

~ La înființarea unei societăți cu răspundere limitată – declaraţia că persoana are calitatea de asociat unic într-o singură societate cu răspundere limitată sau că societatea cu răspundere limitată cu asociat unic nu este asociat unic în altă societate cu răspundere limitată

• În cazul societăţilor cu răspundere limitată constituite cu asociat unic, dacă există aporturi în natură, se solicită în prealabil numirea de către directorul oficiului registrului comerţului de pe lângă tribunal şi/sau persoana sau persoanele desemnate a unui expert contabil pentru evaluarea acestora. Cererea se depune la Oficiul Registrului Comerţului, cu plata taxei de registru.
• Verificarea calităţii de asociat unic în cazul societăţilor comerciale constituite cu asociat unic conform prevederilor art. 14  alin. 1-2 din Legea nr. 31/1990 republicată, cu modificările şi completările ulterioare.

~ Acceptarea expresă a mandatului de administrator/membru al directoratului ori a însărcinării de cenzor/auditor de către persoanele care au fost numite prin actul constitutiv.

~ Cererea adresată ANAF în vederea obţinerii certificatului emis de administraţia financiară competentă, care certifică faptul că pentru imobilul cu destinaţie de sediu social nu a fost înregistrat un alt document pentru înstrăinarea dreptului de folosinţă asupra aceluiaşi imobil, cu titlu oneros sau gratuit.

~ Declaraţia pe propria răspundere în formă autentică privind respectarea condiţiilor referitoare la sediul social, în cazul în care, din certificatul emis de ANAF rezultă că sunt deja înregistrate la administraţia financiară alte documente care atestă înstrăinarea dreptului de folosinţă asupra aceluiaşi imobil cu destinaţie de sediu social

• Potrivit art. 17 alin. (4) din Legea nr. 31/1990, astfel cum a fost modificată prin O.U.G. nr. 54/2010 privind unele măsuri pentru combaterea evaziunii fiscale, la acelaşi sediu vor putea funcţiona mai multe societăţi numai dacă imobilul, prin structura lui, permite funcţionarea mai multor societăţi în încăperi diferite sau în spaţii distinct partajate. Numărul societăţilor comerciale ce funcţionează într-un imobil nu poate depăşi numărul de încăperi sau spaţii distincte obţinute prin partajare.
• În cazul în care din certificatul emis rezultă că sunt deja înregistrate la organul fiscal alte documente care atestă cedarea dreptului de folosinţă asupra aceluiaşi imobil cu destinaţie de sediu social, se depune o declaraţie pe propria răspundere în formă autentică privind respectarea condiţiilor referitoare la sediul social, menționate mai sus.

~ Declaraţiile date pe propria răspundere, după caz, de către fondatori/administratori/cenzori sau persoane fizice reprezentante ale persoanei juridice numită administrator sau cenzor, din care să rezulte că îndeplinesc condiţiile legale pentru deţinerea acestor calităţi:

• Declaraţiile date pe propria răspundere de către persoanele care, potrivit legii, au această obligaţie, pot fi făcute în formă autentică de notarul public, în formă atestată de avocat în condiţiile Legii nr. 51/1995, modificată, sau cu darea de dată certă prin serviciile de asistenţă din cadrul ORC.

~ Specimenele de semnătură ale reprezentanţilor societăţii

• Specimenele de semnătură ale reprezentanţilor societăţii se depun la oficiul registrului comerţului odată cu cererea de înregistrare, dacă au fost numiţi prin actul constitutiv şi pot fi date în faţa directorului ORC sau a înlocuitorului acestuia care va certifica semnătura sau în formă autentică la notarul public.

~ Dacă este cazul, declaraţia autentică pe propria răspundere a persoanei fizice cetăţean străin în nume propriu sau ca reprezentant al persoanei juridice străine care nu este înregistrată fiscal în România, în original şi, după caz, traducerea realizată de un traducător autorizat a cărui semnătură să fie legalizată de un notar public:

• Potrivit art. 8 alin. (4) din O.G. nr. 39/2015 privind cazierul fiscal, din declaraţia autentică pe propria răspundere a persoanei fizice sau a reprezentantului persoanei juridice nerezidente, după caz, trebuie să rezulte că persoana fizică sau persoana juridică:
• nu au săvârşit fapte de natura celor care se înscriu în evidenţa cazierului fiscal;
• nu s-au aflat în situaţii de natura celor care se înscriu în evidenţa cazierului fiscal;
• nu sunt înregistraţi fiscal în România.

Documentele necesare pentru înregistrarea în Registrul Comerțului, înregistrarea fiscală și autorizarea funcționării societății

Listele cuprinzând documentele neceare înregistrării unei firme pot fi consultate pe site-ul ONRC, la următoarele adrese:

• pentru înregistrarea unei societăți cu răspundere limitată, în nume colectiv sau în comandită simplă:

http://www.onrc.ro/index.php/ro/inmatriculari/persoane-juridice/nume-colectiv

• pentru înregistrarea unei societăți pe acțiuni sau în comandită pe acțiuni:

http://www.onrc.ro/index.php/ro/inmatriculari/persoane-juridice/nume-colectiv?id=55

• pentru înregistrarea unei societăți cu răspundere limitată- debutant:

http://www.onrc.ro/index.php/ro/inmatriculari/persoane-juridice/nume-colectiv?id=48

Documentele se depun la ORC în raza căruia firma îşi stabileşte sediul social, la ghişeu, prin corespondenţă sau în formă electronică, situaţie în care va avea încorporată, ataşată sau logic asociată semnătura electronică extinsă.

Formularele se distribuie la sediul ORC sau se pot descărca de pe site-ul ONRC: http://www.onrc.ro/index.php/ro/inmatriculari/persoane-juridice

Cabinetul de avocat Voicu Mădălina oferă consultanță juridică și reprezentare în vederea înființării societăților comerciale (redactare act constitutiv, statut, depunerea dosarului la Oficiul Registrul Comerțului), cât și pentru înregistrarea de mențiuni la Registrul Comerțului (schimbare sediu social, modificare obiect de activitate, deschidere/închiere punct e lucru, numire/revocare administrator, cesiune părți sociale).

Pentru mai multe informații, vă rugăm să ne contactați la următoarea adresă de email: office@avocatmadalinavoicu.ro